Die Unternehmensberatung Stoll setzt das papierlose Büro um

In der 2 Jahre andauernden Umstellungsphase wurde nach und nach der Papierverbrauch reduziert, bis wir Stand März 2020 bei Null* angekommen sind. Möglich wurde dies durch die Verwendung von spezieller Hard- und Software.

So wurde neben den gängigen Office-Produkten und PDF-bearbeitender Software, ein digitales Warenwirtschaftssystem, eine Software zur Visualisierung von Prozessen, eine Buchhaltungssoftware und eine Backupsoftware eingeführt. Für handschriftliche Eingaben, wie z.B. Unterschriften, wurden professionelle Tabletts mit Stiftfunktion eingeführt.

Voraussetzung für die Umsetzung des papierlosen Büros ist eine stabile IT. Die Unternehmensdaten werden auf verschiedene Festplatten, einem Network Attached Storage (NAS) und verschlüsselt auf eine, nach ISO 27001, zertifizierte Cloud mit Serverstandort in Deutschland gespeichert. Durch die Backupsoftware ist kein händisches Eingreifen durch den Benutzer notwendig. Spezielle Stromkreise für die IT, unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) und weitere Geräte für den Überspannungsschutz sorgen für die Ausfallsicherheit der IT.

Gesteuert und nachgehalten wird dies durch ein integriertes Managementsystem, dass neben ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 45001(Arbeitssicherheit), ISO 26000 (CSR& Nachhaltigkeit) auch ein IKS (internes Kontrollsystem) enthält, so dass Prozesse in angemessenen Abständen überwacht werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Unternehmensdaten sind an jedem Ort verfügbar, die Kommunikation wird vereinfacht, es ist mehr Platz vorhanden und Informationen sind schneller auffindbar.

Auch der Umweltaspekt ist nicht zu vernachlässigen. Papier, Tonerfarbe und Strom durch den Drucker werden eingespart.

*Einige Organisationen möchten durch rechtliche oder interne Anforderungen Papier z.B. bei Verträgen haben. Diesen Anforderungen kommen wir selbstverständlich nach.

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare

  1. Lieber Matthias
    als du mir das damals erzählt hast, dachte ich „na das will ich sehen“.
    Ich gratuliere, dass ihr das bei euch geschafft habt.
    Wenn wir bei uns mal soweit sind, werde ich mir bestimmt den einen oder anderen Tipp bei dir abholen.
    Bis dahin, bleib gesund und weiterhin viel Erfolg.
    Katja

    1. Unternehmensberatung Stoll

      Liebe Katja,

      vielen Dank für Dein Feedback.
      Sehr gern lasse ich Dich an unserem Wissen teilhaben.
      Bleib auch Du gesund

      Matthias

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